Uma invoice (fatura) é um documento que detalha produtos ou serviços prestados, valores e condições de pagamento. Diferente do Brasil, onde notas fiscais são padronizadas pelo governo, nos EUA as invoices são criadas pelo fornecedor ou prestador de serviço, mas devem seguir regras básicas:
🔹 Não é obrigatória por lei (exceto em alguns estados), mas é necessária para:
- Declaração de impostos (IRS exige registro)
- Comprovação em auditorias
- Controle financeiro
🔹 Informações obrigatórias em uma invoice americana:
✔ Nome e contato do emissor e do cliente
✔ Data de emissão e número único da invoice
✔ Descrição dos itens ou serviços
✔ Valor total e condições de pagamento (ex.: “Net 30” = pagamento em 30 dias)
🧾 Os 8 Principais Tipos de Invoice nos EUA
📄 1. Standard Invoice (Fatura Padrão)
- A mais comum, usada para transações simples (freelancers, pequenas empresas)
- Inclui: descrição do serviço, valor unitário, total e prazo
2. Recurring Invoice (Fatura Recorrente)
- Para pagamentos repetidos (ex.: assinaturas, aluguel)
- Emitida automaticamente (via PayPal, QuickBooks)
3. Commercial Invoice (Fatura Comercial)
- Obrigatória para importação/exportação
- Usada no Customs (alfândega) para calcular taxas
4. Credit Invoice (Nota de Crédito)
- Reembolso ou ajuste de valores (ex.: devolução de produtos)
5. Proforma Invoice (Pré-Fatura)
- Orçamento não vinculante (comum em vendas internacionais)
6. Timesheet Invoice (Fatura por Hora Trabalhada)
- Para freelancers que cobram por hora (ex.: designers, consultores)
7. Interim Invoice (Fatura Parcial)
- Pagamentos divididos em etapas (obras, projetos longos)
8. Past Due Invoice (Fatura Vencida)
- Cobrança de valores atrasados (com juros, se aplicável)
🛠️ Como Criar uma Invoice nos EUA?
✅ Método 1: Usando Templates (Modelos Prontos)
- Baixe um template em Word, Excel ou PDF (sites como Invoice Simple oferecem grátis)
- Preencha:
- Seus dados (nome, EIN/SSN, endereço)
- Descrição detalhada dos serviços
- Taxas adicionais (shipping, tax)
✅ Método 2: Plataformas Online
- QuickBooks (ideal para pequenas empresas)
- FreshBooks (ótimo para freelancers)
- PayPal (gera invoices automáticas)
💡 Dica para brasileiros: Se não tem SSN/EIN, use seu ITIN ou passport number.
🇧🇷 Diferenças Entre Invoices nos EUA e Notas Fiscais no Brasil
| Item | EUA (Invoice) | Brasil (Nota Fiscal) |
|---|---|---|
| Obrigatoriedade | Não* (exceto comercial) | Sim (NF-e, NFS-e) |
| Emissor | Empresa/Profissional | Governo (via SEFAZ) |
| Impostos | Incluídos ou à parte | Já calculados (ICMS, ISS) |
| Validade Legal | Aceita em contratos | Exigida por lei |
⚠️ Erros Comuns Cometidos em Invoices (Evite Multas e Problemas)
- 🚫 Esquecer de numerar invoices (sistema sequencial é essencial)
- 🚫 Não especificar prazos (ex.: “Payment due upon receipt”)
- 🚫 Ignorar sales tax (alguns estados taxam serviços)
🚨 Quais São os Riscos de Receber Sem Invoice?
🔴 Problemas com o IRS (Impostos)
- Auditorias: O IRS pode questionar a origem do dinheiro e considerar como renda não declarada
- Multas: Até 25% do valor recebido + juros por atraso (se não for declarado corretamente)
- Perda de deduções fiscais: Sem invoice, você não pode comprovar despesas para abater impostos
🔴 Suspeita de Lavagem de Dinheiro
- Bancos americanos obrigatoriamente reportam transações suspeitas ao FinCEN
- Valores acima de $10.000 sem justificativa podem ser congelados
🔴 Dificuldades com Contabilidade
Sem invoices, seu balanço financeiro fica impreciso, afetando:
- Empréstimos bancários
- Financiamento de bens e veículos
- Venda do negócio
- Parcerias comerciais
✅ O Que Fazer Se Já Recebeu Sem Invoice?
Passo 1: Emita uma Invoice Retroativa
- Use a data real do serviço/prestação
- Adicione uma nota explicativa:
“Payment received on [data] for services rendered on [data].”
Passo 2: Declare o Valor no Formulário Correto
- Para empresas (LLC/Corp): Form 1120 (Corporate Tax Return)
- Para freelancers/Sole Proprietors: Schedule C (Form 1040)
Passo 3: Documente Tudo
- Guarde e-mails, contratos ou mensagens que comprovem a transação
- Se foi um pagamento em cash, registre em um log interno
🔐 Como Evitar Problemas no Futuro?
| Situação | Solução |
|---|---|
| Cliente não pediu invoice | Envie mesmo assim (por e-mail) e guarde cópia |
| Pagamento em dinheiro | Emita um receipt assinado pelo cliente |
| Serviço prestado a pessoa física | Use um simplified invoice (mais fácil, mas ainda válido) |
Seja você um freelancer, pequeno empresário ou startup, invoices organizados:
- ✔ Protegem você em disputas
- ✔ Facilitam declarações fiscais
- ✔ Passam credibilidade para clientes
